Compétences en rédaction de rapports

Compétences en rédaction et préparation de rapports

• Préparez une ébauche des points les plus importants à présenter dans le rapport.
• Rédaction des objectifs de rédaction du rapport.
• Préparer un plan pour la structure de rapport.

Préparer un brouillon des points les plus importants qui seront présentés dans les rapports :  Lors de la rédaction des rapports, il faut définir ce qu'on appelle le cadre général ou la structure des rapports, c'est-à-dire la forme que le rédacteur du rapport attend après avoir défini l'objectif de la rédaction et la préparation des rapports, sachant que la date limite de soumission des rapports doit être précisée, avec un document appelé extrait préparé.Un rapport pour commencer à afficher les détails les plus importants du rapport avant de soumettre la version finale de celui-ci.

 Rédaction des objectifs de rédaction du rapport :  Les objectifs liés à la préparation des rapports sont écrits au début de chaque rapport, en tenant compte de l'utilisation d'un style d'écriture facile, linguistiquement révisé et simplifié pour s'adapter au niveau du lecteur ou de l'auditeur.

Elaboration d'un plan de structuration des rapports :  le projet de travail est mis en pratique en définissant les principaux éléments du sujet et ses sous-points en écrivant le temps imparti pour compléter la liste de chaque élément principal et sous-élément, en précisant les sources de collecte des données pour le rapport par date et heure s'il s'agit de rencontres individuelles avec certains employés ou responsables ou d'appels téléphoniques, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise ou de l'institution.

Fonctionnalités de rédaction de rapports

• Titre de page.
• Rapports de présentation.
• Rédigez le sujet du rapport.
• le rapport final.

Page de titre :  Le nom de l'entité à laquelle les rapports seront présentés est écrit.

Introduction aux rapports :  sur la première page après la page de titre et contient les principaux points sur lesquels les rapports ont été préparés.

Rédaction du sujet du rapport :  C'est la méthodologie et le résumé qui ont été écrits pour présenter les idées, les objectifs et les informations des rapports.

Le rapport final :  c'est la déclaration finale qui contient la page d'introduction, la page des termes techniques, les pages principales des rapports et la page des résultats et des recommandations, avec l'ajout d'une annexe aux rapports qui ont été préparés contenant les sources les plus importantes et les références qui ont été utilisées.

En tenant compte des points suivants :

• Assurer la révision linguistique du rapport et la mise en page et la forme de travail des pages.
• Assurez-vous que les pages des rapports sont correctement organisées.
• Rédigez un bref résumé auquel vous référer en cas de besoin.
• Affichez toujours les résultats auxquels il a été fait référence et les recommandations dans une section distincte.
• Les tableaux et les données peuvent être présentés sous forme de pièces jointes à la fin du rapport avant la section des constatations et des recommandations.
• Plusieurs copies des rapports doivent être préparées, en tenant compte d'une section de notes sur les pages des rapports pour rédiger des notes pour le rapport.

L'importance du signalement

•  Les principaux outils d'aide à la décision.
• Enquête et examen sérieux.
• Évaluation.
• Développement des compétences professionnelles.
• Une vision neutre du flux de travail.

أهم أدوات صنع القرار:  يتطلب من المؤسسات ومنظمات الأعمال إعداد التقارير الخاصة بكل قسم إداري أو فني من أجل اتخاذ القرارات المناسبة والهامة الخاصة بخط سير العمل طبقاً للوارد في التقارير من نتائج خاصة فصنع القرار يأتي من مجموعة من الأشخاص الاعتباريين داخل المؤسسة أما اتخاذ القرار النهائي من Les intervenants.

Enquête et examen sérieux :  En cas de problèmes administratifs, financiers ou techniques, il est décidé de former un comité pour étudier les problèmes, évaluer la performance des départements et préparer les rapports nécessaires pour le directeur exécutif responsable.

Évaluation :  les administrateurs d'entreprises et d'organisations s'appuient sur des rapports quotidiens, hebdomadaires ou mensuels afin de surveiller le comportement managérial de chaque département. Les rapports constituent la perspicacité du propriétaire de l'entreprise et une source d'informations vitale.

Développer les compétences de travail : Le  développement des affaires au sein des institutions dépend en grande partie du suivi du flux de travail et de la préparation de rapports avec compétence et qualité afin d'obtenir des résultats qui servent à développer le flux de travail.

Un avis neutre sur la marche à suivre :  la préparation des rapports demande de l'honnêteté, de la sincérité et une conscience vivante loin des caprices personnels, car l'employé chargé de superviser et de préparer les rapports travaille de manière autonome afin d'interpréter, d'enquêter et d'évaluer certaines opérations administratives ou techniques liés à la mise en œuvre des travaux, et la préparation des rapports est l'un des outils administratifs qui ont toujours besoin d'être Planification et coordination.

Les types de rapports les plus importants

• Rapports des médias.
• Rapports analytiques.
• Rapport opérationnel.
• Rapport de produit.
• Rapport de l'industrie.
• Rapports d'avancement.
• rapports internes.
• Rapports externes.
• Rapport vertical ou latéral.

Rapports médiatiques :  il s'agit d'un type de présentation de données factuelles sur un sujet épineux. Le rapport médiatique peut inclure des rapports de dépenses, des rapports de performance et des rapports de justification. L'une des caractéristiques les plus importantes de ce type de rapport et de sa préparation est l'objectivité, ce qui signifie que ce sont des rapports qui suivent la performance au travail sans résultats ni hypothèses.

Rapports analytiques : Les rapports analytiques peuvent être préparés avec compétence et précision, car ils sont un mélange des informations les plus importantes qui aident à la prise de décision à travers les multiples données qui sont affichées, qui sont des données qualitatives, quantitatives et historiques. rapports.

Rapport opérationnel :  Ce sont des rapports de suivi, qui ont un lien important avec les bases des entreprises opérationnelles et des processus de production. Ce sont des rapports à court terme, c'est-à-dire à court terme, afin d'identifier les problèmes, les solutions et les opportunités d'amélioration de l'efficacité et des opérations. performance des problèmes liés à l'emploi ou aux machines d'occasion. L'une des spécialisations les plus importantes qui doivent préparer des rapports opérationnels est l'industrie et les services. Logistique et vente car la vente a besoin de rapports spéciaux pour suivre l'inventaire, la production et les coûts.

Rapport sur les produits :  il s'agit de l'un des types de rapports les plus importants utilisés pour surveiller les aspects liés à l'industrie des produits, aux performances des produits, au développement des produits et au service client de son offre. Souvent, les rapports sur les produits sont également utilisés pour calculer l'inventaire et pour déterminer le comportement des clients avec un rapport de recherche complet sur les produits, le développement et les intérêts des clients.

Rapport sur les industries :  C'est le plus courant dans le domaine des industries car la préparation de rapports pour les industries donne un aperçu du marché et montre les tendances de développement importantes pour les entreprises et la taille des industries, et les rapports sur les industries sont parmi les outils importants pour les entreprises à la recherche développer leur entreprise avec des projets spéciaux et de nouvelles lignes de production, de sorte que le rapport montre une bonne capacité Compétitivité et normes de performance des produits et des industries.

Rapports d'avancement :  Ce sont des rapports pour des périodes spécifiques sur les projets. Ces rapports sont préparés sous forme de rapports hebdomadaires ou mensuels par les administrateurs afin de suivre les performances et d'ajuster les tâches afin de développer le projet. Le rapport d'avancement est utilisé lors de réunions et de discussions telles que la tableau de bord des indicateurs principaux.

Rapport interne :  il s'agit d'un rapport utilisé entre les membres de l'équipe et les départements afin de maintenir les communications concernant la coordination des objectifs commerciaux, et la préparation d'un rapport interne est l'un des outils qui aident à donner un aperçu de la performance de chaque département au sein de l'administration de l'entreprise. structure afin de trouver des problèmes et d'y apporter des solutions.

Rapport externe :  la préparation du rapport externe est un facteur auxiliaire pour l'échange d'informations et est liée à l'étude du comportement, des opinions et des besoins des clients afin de déterminer les plans stratégiques efficaces les plus importants pour coordonner efficacement le travail administratif.

Rapport vertical ou latéral :  C'est un rapport administratif qui est préparé de manière hiérarchique, c'est-à-dire en utilisant la hiérarchie afin de préparer le rapport administratif, financier ou marketing.