Détermination des besoins de formation en ressources humaines
Objectifs de l'analyse des besoins de formation en ressources humaines
Le département de gestion des ressources humaines a toujours mis l'accent sur l'idée que le processus d'apprentissage continu est bénéfique pour les employés, car il maintient leurs compétences à jour et améliore leur performance.
Cependant, avant que les employés ne soient initiés à un programme de formation, une analyse des besoins de formation doit d'abord être effectuée.Cette analyse est un processus systématique visant à déterminer le type de formation requis pour les employés et à fournir des détails liés à la mise en œuvre de la formation pour améliorer leur performance dans le entreprise.
Le rôle de l'analyse des besoins de formation dans la gestion des ressources humaines est principalement de comprendre la différence ou l'écart entre la performance actuelle et la performance requise de l'employé et de fournir des informations sur :
- Quel employé a besoin de formation?
- Quel type de formation est requis?
- Comment l'entreprise peut-elle concevoir un programme de formation efficace pour ces employés ?
- Quel sera l'impact de cette formation sur la performance de l'employé ?
- Quels sont les coûts et les ressources nécessaires pour ces programmes de formation ?
L'analyse des besoins de formation est toujours une première étape pour aider un employé à améliorer son rendement au travail.
Méthodologie d'identification des besoins de formation
Comprendre et identifier les besoins de formation dans une organisation nécessite :
- Comprendre la nature du travail et améliorer les performances dont l'organisation a besoin et identifier le besoin de travail en définissant les priorités de l'organisation.
- Analyser les besoins de formation des employés et lier l'amélioration des performances aux aptitudes, capacités et compétences requises pour le travail.
- Découvrez exactement de quelles formations l'employé a besoin ou quel ensemble de compétences il doit acquérir.
- Concevoir un programme de formation approprié pour combler l'écart actuel entre les résultats de l'organisation et les objectifs à atteindre.
Comprendre la nature du travail
Cette partie porte sur la compréhension des objectifs et des priorités de l'établissement, tant généraux que des différents services, afin que le formateur puisse évaluer les options de formation qu'il obtiendra à l'étape suivante.
Analyse des besoins en formation du personnel
Cette étape s'appelle l'analyse des lacunes, où les besoins de formation des employés sont déterminés en fonction du type d'emploi pour l'employé et de l'analyse qui doit être effectuée pour comprendre les lacunes en matière de compétences dans l'entreprise.Voici quelques-unes des analyses courantes des besoins en formation méthodes utilisées dans le monde de l'entreprise :
- Observation directe
Les responsables de la formation peuvent commencer à observer les performances et le style de travail des employés dans différentes situations de travail, et à l'aide de cette observation, le responsable de la formation commence à collecter des informations sur les écarts de performance.
Le processus d'observation comprend l'observation de la méthodologie technique suivie par l'employé pour effectuer le travail et les aspects comportementaux de l'employé.
- Entretiens avec les employés
Le responsable de la formation peut mener des entretiens en face à face avec les employés pour comprendre la manière dont les tâches sont exécutées, et les entretiens sont l'un des moyens efficaces de collecter des informations sur les écarts entre les résultats et les objectifs, et les entretiens peuvent avoir lieu avec une personne ou une équipe et peut se tenir sous la forme d'une réunion formelle ou informelle, et peut également se dérouler via des moyens virtuels.
Les informations recueillies peuvent identifier les lacunes que l'organisation doit combler. L'entreprise et ses employés peuvent bénéficier de nouvelles opportunités de formation à la suite de l'évaluation des besoins de formation.
- Groupes de discussion et remue-méninges
Les groupes de remue-méninges sont utiles pour comprendre les écarts de compétences entre les employés. Dans ces groupes, les employés sont encouragés à parler et à discuter des moyens d'améliorer le rendement au travail.
Ces discussions sont suivies de près par le responsable de la formation pour comprendre les besoins de formation de l'organisation ou de l'entreprise.
Contrairement aux entretiens individuels, les groupes de discussion et le remue-méninges fonctionnent mieux avec un service ou un groupe d'employés qui ont des besoins de formation similaires.
Les participants réfléchissent à tous les besoins de formation auxquels ils peuvent penser et les écrivent sur un tableau à feuilles mobiles, puis chaque personne se voit présenter cinq points ou notes autocollantes, et les employeurs doivent fournir le nombre de points ou de notes autocollantes qui conviendront le mieux à l'organisation.
Chaque individu met ses points ou notes autocollantes sur les idées de formation qu'il pense être les plus importantes, et l'individu peut choisir de mettre un point sur cinq éléments différents, ou de mettre cinq points sur un élément de formation.
- Sondages
Les évaluations et les enquêtes peuvent être utilisées pour identifier les lacunes de performance au sein d'un département particulier, et les enquêtes sont l'un des moyens les plus efficaces de comprendre les besoins de formation des employés dans n'importe quel département.
Le questionnaire peut consister en une combinaison de questions ouvertes et fermées ainsi que de questions de classement et de projection. Pour améliorer la crédibilité du questionnaire, les employés sont autorisés à soumettre des réponses de manière anonyme.
- Remarque client
Dans la plupart des secteurs des services, les lacunes de performance sont identifiées à l'aide des commentaires des clients. Les commentaires directs du client indiquent le domaine de travail spécifique qui doit être amélioré.
Évaluation des options de formation en ressources humaines
Une fois que des informations suffisantes ont été recueillies auprès des employés ou des clients, ou qu'une analyse des lacunes a été effectuée, plusieurs options et besoins de formation doivent être identifiés, puis chaque besoin est évalué en fonction des objectifs et priorités actuels et futurs de l'entreprise.
Une échelle de 1 à 3 peut être utilisée, 1 étant l'option la plus importante, suivi de 2 étant la moins importante et 3 étant l'option la moins importante.
- Calcul des coûts
Le facteur coût de la formation est important et doit être pris en compte lors de la détermination des options de formation. Selon la situation, une organisation peut être disposée à investir une somme importante dans une formation mais pas dans les autres énumérées compte tenu des priorités organisationnelles et financières.
Le coût total de la formation est calculé selon la formule suivante :
Nombre d'employés formés x coût de la formation = coût total de la formation
- retour sur investissement
Le retour sur investissement (ROI) est un calcul qui montre la valeur des dépenses liées à la formation et au développement, et peut également être utilisé pour montrer combien de temps il faudra pour que ces activités se rentabilisent et fournissent un retour sur investissement pour l'organisation.
- conformité légale
Si l'un des besoins de formation en analyse de vulnérabilité est légalement requis par les lois fédérales, étatiques ou industrielles, ou pour maintenir les licences ou les certifications des employés, ces formations seront hautement prioritaires.
- temps
Parfois, le temps qu'il faut pour renforcer les capacités au sein d'une organisation aura une incidence sur ses besoins opérationnels, car il peut interférer avec la capacité des employés à accomplir d'autres tâches.
Dans ce cas, il peut être préférable d'embaucher des talents extérieurs à l'organisation ou d'externaliser la tâche pour combler les lacunes de compétences. Dans d'autres cas, comme la planification de la relève, l'organisation peut s'engager à long terme à renforcer les capacités de l'intérieur.
- Restez compétitif
Peut-être y a-t-il un minimum de connaissances ou de compétences dans un nouveau produit ou service qui affecte négativement les revenus de l'entreprise, et le propriétaire de l'entreprise peut fournir la formation nécessaire à ses employés afin que le nouveau produit ou service génère ou dépasse les revenus requis.
Dans ce cas, l'entreprise bénéficie d'un revenu accru et compense ainsi le coût de la formation.
Après avoir évalué tous les besoins/options de formation, le généraliste RH aura une liste de priorités de formation pour les employés individuels, les départements ou l'organisation dans son ensemble.
Signaler les besoins de formation et recommander des plans de formation
La dernière étape de l'identification des besoins de formation consiste à rendre compte des résultats de l'évaluation des besoins de formation et à formuler des recommandations pour les plans et budgets de formation à court et à long terme, en commençant par les priorités les plus importantes à partir d'une liste d'options de formation.
S'il existe un calendrier pour l'une des formations, comme une date limite pour respecter les obligations de formation à des fins de conformité légale, budgétisez-les et planifiez-les en conséquence.
Le rapport doit inclure un résumé de la raison et de la manière dont l'évaluation a été effectuée, les méthodes utilisées, les personnes impliquées, des recommandations de formation et un calendrier général.
Les points focaux du rapport final incluent :
- La formation se fera-t-elle en interne ou est-il préférable d'envoyer le personnel à des tiers ?
- Est-il préférable de faire appel à un coach pour un groupe interne spécifique d'employés ?
- La formation peut se faire en ligne.
- Est-il préférable de réunir tous les employés dans un seul groupe, ou est-il préférable de les diviser en groupes.