11 secretos para una mejor gestión del tiempo para emprendedores
¿Por qué los Bill Gates de este mundo son ricos y famosos? ¿Qué secreto saben ellos que el resto de nosotros no? Si estudias sus vidas detenidamente, descubrirás que los ricos y famosos tienen ciertos hábitos que se atribuyen a su éxito. Las personas exitosas son muy cuidadosas con la forma en que emplean su tiempo. No importa cómo lo mires, todos tenemos 24 horas al día, por lo que la clave está en aprender a usar nuestro tiempo sabiamente. A continuación se muestran algunas formas en las que puede aumentar drásticamente su productividad mediante un uso más eficaz de su tiempo.
1. SUPERVISE CÓMO UTILIZA SU TIEMPO ACTUALMENTE: Si parece que su día pasa demasiado rápido, intente crear un registro de sus actividades diarias. Una vez que sepa dónde dedica su tiempo, podrá identificar y concentrarse en las actividades que le brinden los mayores beneficios personales y financieros. Comience su registro anotando a qué hora se despierta, se prepara y comienza a trabajar. Calcule cuánto tiempo dedica a actividades individuales como correo electrónico, llamadas telefónicas y trabajo con clientes.
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2. CALCULA CUÁNTO VALE TU TIEMPO: El tiempo es dinero. Saber cuánto vale realmente su tiempo puede ayudarle a tomar mejores decisiones sobre si debe realizar una tarea o subcontratarla. Por ejemplo, si su tiempo vale 200 dólares la hora, es mucho mejor que le pague a alguien 30 dólares la hora para que edite su boletín. Puedes "acumular" los otros $170 por hora dedicando tu tiempo a actividades lucrativas. También tómese el tiempo para determinar cuánto tiempo al día necesita dedicar a actividades facturables para obtener las ganancias deseadas. Intento dedicar 1,5 horas al día a proyectos para generar dinero.
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3. CREA UN HORARIO DIARIO: No empieces el día sin una lista de tareas pendientes. Haga una lista de tareas y clasifíquelas en actividades de desarrollo empresarial, actividades de clientes y artículos personales. Luego, divida los proyectos más grandes e inmanejables en partes más pequeñas y "factibles" para que sean menos intimidantes y más fáciles de lograr.
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4. PRIORIZAR: ¿Tienes más que hacer que horas del día? Al priorizar sus tareas, se asegurará de abordar los elementos que más importan. Cree un sistema que funcione para usted. Una forma estándar de priorizar es marcar elementos con A, B y C.
Hágase estas preguntas clave:
¿Qué cosas DEBEN hacerse hoy?
¿Qué artículos se pueden reprogramar?
¿Qué se puede delegar?
¿Qué tareas se ajustan más a mis prioridades y objetivos?
¿Qué elementos se pueden eliminar?
5. APRENDE A DECIR NO: ¿Estás agregando un elemento más a tu interminable lista de cosas por hacer? Tienes el control de tu tiempo. Sé fuerte y defiende tus límites personales. Cuando haya descansado bien y se dé el tiempo libre que se merece a sí mismo y a su familia, se sentirá más feliz y productivo cuando llegue el momento de volver al trabajo. **
Antes de decir que sí, hágase estas preguntas:
¿Realmente tienes el tiempo o la energía para hacer esa tarea extra?
¿Me gusta este cliente? ¿Son buenos para mí?
¿Será rentable?
¿Invade tu tiempo personal?
¿Implica hacer algo que disfrutes?
¿Encaja con su lista de prioridades y objetivos?
6. ELIMINAR LAS DISTRACCIONES Y LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO: Las pérdidas de tiempo acechan por todas partes como virus. Piense en qué actividades están consumiendo su tiempo. Para mí personalmente, estos elementos incluyen correo electrónico, llamadas sociales y vendedores telefónicos. "Conquisto" al demonio del correo electrónico cerrando Outlook cuando estoy trabajando. Cuando un miembro de la familia llama durante el horario de trabajo, le pregunto cortésmente si puedo volver a llamarlo durante la tarde y recordarle mi horario de trabajo. El identificador de llamadas me salva valientemente de los "posibles" ladrones de tiempo del vendedor telefónico. Con un vistazo, puedo diferenciar rápidamente a los vendedores por teléfono de las llamadas importantes de los clientes.
7. CUMPLE CON EL PLAN: Trate de no desviarse de su plan. Uno de mis amigos tiene un lema: "La falta de planificación por tu parte no constituye una emergencia para mí". Es inteligente vivir según él. A menos que se trate de una verdadera emergencia o de que le paguen por tiempo urgente, probablemente no necesite hacer una solicitud de último momento hoy. Además, al asignarte fechas límite para los proyectos, podrás estar al tanto de los mismos y evitar esas temidas emergencias de último minuto.
8. ELIJA UN LUGAR Y HORA INSPIRADORES: Todos estamos "construidos" de manera diferente. Realice las tareas que requieren su mayor "poder cerebral" cuando esté en su mejor momento. ¿Eres una persona mañanera o trabajas mejor quemando los aceites de medianoche? Cree un paraíso de trabajo definitivo que sea limpio, libre de distracciones e inspirador. Mi oficina da a mi jardín de flores y está justo en el corazón de la actividad familiar. Mientras miro hacia la derecha, nuestro pez ángel "Spike" desfila con orgullo por la pecera. Frente a mí, Monet tiene una gloriosa exhibición de amapolas de durazno en un campo. Encima de mí, Monet pinta un vívido retrato de su jardín de flores. En la sala de estar, mi hijo canta suavemente el tema de Spiderman: ¡música para mis oídos!
9. Agrupe tareas similares: mientras trabaja en su lista diaria, intente dividir sus tareas en actividades similares. Al crear una "parte" separada de tiempo para responder correos electrónicos, facturar y devolver llamadas telefónicas, ahorrará tiempo y energía mental.
10. EVITE LAS INTERRUPCIONES: Intentar hacer lo mismo una y otra vez con interrupciones puede resultar exasperante. Una vez que comiences una tarea, intenta terminarla hasta el final. Si surge algo que necesitas recordar o hacer, a menos que sea urgente, simplemente agrégalo a tu lista y continúa con tu proyecto actual.
11. ORGANIZATE: Cuando las cosas están ordenadas, te ahorra tiempo y te libera para concentrarte en la tarea que tienes entre manos. Hurgar entre un montón de papeles y encontrar un Twinkie aplastado no es muy propicio para la experiencia laboral. Sigue tu propio estilo organizativo. LISTAS DE TELÉFONOS: Por ejemplo, organizo mis listas de teléfonos en grupos según cómo las uso: amigos, familiares, médicos, compañeros de juegos de mis hijos, etc. También enumero las personas en mi directorio telefónico con las que hablo por nombre su nombre alfabéticamente. Por ejemplo, incluyo a mi madre en "M" y a mi hermano en "T" de Troy. "D" tiene una lista de todos mis médicos. Esto funciona para mí, porque así es como pienso.
CORREOS ELECTRÓNICOS: Otra idea para ahorrar tiempo es codificar con colores sus correos electrónicos. En mi combinación de colores personal uso un color para los clientes, otro para los boletines y otro para mis compañeros de trabajo. También puede agrupar sus correos electrónicos mediante categorías y carpetas.
UN CALENDARIO LO CUMPLE TODO: Realizar un seguimiento de las citas de trabajo, las reuniones de Brownie y las reuniones de comités puede resultar muy difícil. Mi secreto para estar al tanto de las citas familiares y laborales es programarlas todas en un calendario.
SECCIÓN ESPECIAL DEL DAYTIMER: cree una sección especial de su Daytimer solo para intereses especiales, pasatiempos o niños. Mi marido guarda uno con toda la información de sus acciones. Tengo una sección especial para niños con números de teléfono de líderes de Brownie, compañeros de juego, médicos, contactos escolares, números de autobús y otros elementos.
RESUMEN: ¿Por qué esperar el éxito cuando literalmente puedes programarlo? Si dominas tu tiempo, podrás lograr mucho más con menos esfuerzo. Sea selectivo con respecto a cómo emplea su tiempo. Concéntrese en las actividades que más se acerquen a sus objetivos. Si se toma el tiempo para monitorear, medir y administrar su tiempo, disfrutará de abundancia de éxito y felicidad.