CÓMO GESTIONAR EFICAZMENTE EL FLUJO DE EFECTIVO DEL NEGOCIO DEL HOGAR
Hay algo que nunca puedes permitirte olvidar cuando estás ejecutando un
Haga negocios desde su hogar: ¡el efectivo es el rey!
Ya sea un imperio multimillonario, como el Microsoft de Bill Gates,
o la pequeña tienda familiar de la esquina, el dinero en efectivo es el
sangre vital del negocio.
En la incierta economía actual, con tasas de interés en constante aumento, muchas pequeñas
Las empresas con formación financiera limitada tienen problemas para mantenerse.
viva, y mucho menos prosperando. De hecho, el 63% de las nuevas empresas no sobreviven
seis años... ¡y la mayoría de las personas que trabajan desde casa fracasan en seis meses!
La razón principal es la mala gestión del efectivo. Para muchos autónomos
descuidar su flujo de caja hasta que sea demasiado tarde para recuperarse. De repente, ¡listo!
¡Vuelve a tu trabajo de oficina! No queremos que eso suceda.
Entonces, la gran pregunta es: ¿podrás gestionar tu flujo de caja?
¿efectivamente? Si no está seguro, entonces está en terreno inestable.
Les Masonson, autor de Efectivo, efectivo, efectivo: los tres principios de los negocios
Survival and Success, dice que el flujo de caja se trata de "obtener el dinero de
clientes antes, pagando facturas en el último momento posible, concentrándose
dinero a una sola cuenta bancaria, gestión de cuentas por pagar, cuentas
cuentas por cobrar e inventario de manera más efectiva, y exprimir cada centavo de
sus asuntos diarios."
Analicemos los consejos de Masonson uno por uno.
RECOGIDA RÁPIDA
En tu negocio, debes recolectar dinero lo más rápido que puedas. Para hacerlo,
prueba estas cuatro cosas:
(1) Intente acelerar los pedidos de los clientes pidiéndoles que le envíen sus pedidos por fax.
(2) Envíe sus facturas el mismo día en que se envían los productos, no una semana o
dos después.
(3) Indique en su factura cuándo vence el pago y especifique la penalización.
Intereses de demora.
(4) Considere la posibilidad de utilizar una caja de seguridad bancaria (apartado de correos estratégicamente ubicado
cerca de los clientes para reducir el tiempo de envío) para recoger los cheques enviados por correo
clientes en todo el país. Su banco de seguridad recoge el correo alrededor del
reloj, incluidos los fines de semana, procesa los cheques y acredita su cuenta.
(Nota: este último paso probablemente sea más apropiado para empresas que obtienen ingresos
más de 25 millones de dólares al año. Puede que aún no estés allí, pero mantenlo ahí.
mente para cuando llegues allí)!
¡DEPOSITE CHEQUES RÁPIDO!
Esto parece obvio, pero es extremadamente importante. De hecho, aquí están
Las seis sugerencias infalibles de Masonson para obtener la disponibilidad más rápida
en cheques depositados.
(1) Siempre deposite los cheques el mismo día en que los reciba. no aguantes
cheques hasta el día siguiente porque pierde un día de flotación. Punto clave: usted
puede perder tres días de flotación si no deposita los cheques del viernes hasta
Lunes.
(2) Obtener disponibilidad de 0 a 2 días en cheques depositados. no dejes
Tu banco te da al cliente disponibilidad de 1 a 5 días. Ser
persistente. Solicite al banco su "horario de disponibilidad" y escanéelo para
Claro, recibirás disponibilidad rápida de dos días o menos.
Cada banco tiene su propio calendario de disponibilidad. Esto se utiliza para asignar cheque
disponibilidad para consumidores, empresas (cuentas comerciales) y grandes
cuentas corporativas. La disponibilidad es el número de días hasta que puedas usar
el dinero depositado mediante cheque como efectivo. Por ejemplo, un cheque de $1,000
depositados hoy y asignados a una disponibilidad de un día se pueden retirar como
efectivo mañana.
(3) No deposite cheques en el cajero automático de un banco ni utilice el
Night Depository ya que no tiene evidencia de que realmente haya depositado el
cheques que dijiste que hiciste. Recuerde, sólo recibirá un recibo que muestre
el tiempo y el monto en dólares del depósito en el cajero automático, y no obtendrá
recibo en el Depositante Nocturno.
(4) Codifique MICR los cheques de sus clientes (usando una máquina que imprime
tinta magnética en la parte inferior del cheque) con el monto en dólares antes
depositarlos en el banco si deposita más de 500 cheques por mes.
Los bancos cobran de 3 a 5 centavos menos por cada cheque codificado. codificado usado
Las máquinas cuestan alrededor de 1.500 dólares. (Consulte sus páginas amarillas en equipos bancarios
para distribuidores). Además de ahorrar dinero, puedes obtener otro beneficio: más rápido
consultar disponibilidad.
(5) Pregunte a su banco sobre su fecha límite para recibir la disponibilidad de los depósitos
cheques. Algunos bancos pueden exigir el depósito de un cheque codificado antes de las 2
aunque el banco esté abierto hasta
de lo contrario perderá un día de flotación.
(6) Antes de utilizar el cajero automático de un banco para depositar cheques, averigüe el
fecha límite de disponibilidad. Algunos bancos tienen una hora límite a las 12 del mediodía, lo que significa
que cualquier cheque depositado posteriormente se considera depositado el siguiente
¡día! En ese caso, perderás la flotación de un día entero, aunque lo hayas hecho.
su granito de arena para cobrar los cheques.
TENER UNAS CUENTAS SÚPER AJUSTADAS
POLÍTICA DE RECIBIMIENTO
Mucha gente piensa que no es gran cosa descuidar las cuentas por cobrar hasta que
Los billetes son coleccionables. Ésta es una mala política de flujo de caja. Aquí hay siete
Excelentes consejos para el manejo de cuentas por cobrar:
(1) Verifique la salud financiera de un nuevo cliente antes de ofrecerle
crédito. Una forma de hacerlo es utilizando un servicio de calificación, como Dun &
Bradstreet (1-800-234-3867).
(2) Pídale a un nuevo cliente cinco referencias comerciales y no olvide
llámalos.
(3) No ofrezca descuentos demasiado generosos, como el 3% por pago en 10 días.
Una mejor tasa es el 1,5% de descuento por pronto pago. Te cuesta menos.
(4) Cobrar un "cargo por pago atrasado" del 2% mensual a los clientes que pagan tarde y
cobrar a los clientes que reciben descuentos después de los períodos de descuento.
(5) Haga un seguimiento de los morosos con llamadas telefónicas y cartas. Estos pueden parecer
un poco extremo, pero la primera letra debería salir el mismo día en que se
¡Llega un día tarde! Después de 30 días de retraso, inicia esta secuencia:
-- envíe una carta de su abogado
--entregar la cuenta a una agencia de cobranza
--Utilice un abogado de cobranza
(6) No envíe mercancías nuevas si las facturas permanecen impagas. Recuerda eso
¡Las deudas incobrables perjudican sus resultados! Esté atento y trate de conseguir al menos
pagos periódicos de los que pagan lentamente.
(7) Indique a su banco que deposite automáticamente "cheques devueltos". Preguntar
con su banco si ofrecen el servicio de devolución de artículos. Si es así, entonces úsalo.
para volver a depositar su cheque y cargar el artículo de devolución bancaria de forma gratuita a su
cliente.
Estos siete pasos son difíciles e implacables, pero pueden hacer que el
diferencia entre un mes de flujo de caja positivo y un mes lento para su
negocio.
Puede parecer un poco hipócrita exigir un pago rápido y exigente, y
luego haz lo que te sugerimos a continuación. Pero recuerda que todo (casi) es
justo en el amor, la guerra y los negocios.
DESEMBOLSA TU DINERO LENTAMENTE
Justo lo contrario de recolectar lo antes posible, usted debe
nunca pague un día antes de lo necesario, a menos que obtenga un descuento por
haciéndolo. Mucha gente cree en adelantarse a las facturas y pagar
ellos lo antes posible, pero eso es sólo una mala gestión del efectivo. Quieres
para mantener su dinero en sus manos el mayor tiempo posible. Aquí hay cinco
sugerencias para frenar sus desembolsos:
(1) Pague sus facturas el último día de vencimiento, no antes.
(2) intente enviar su pago por correo el jueves o viernes para recoger algunos extra
días el correo flota durante el fin de semana.
(3) Utilice tarjetas de crédito comerciales para viajes, alojamiento, comidas y pequeños
gastos para usted y sus empleados. Con tarjetas de crédito normalmente
No tienes que realizar el pago hasta 25 días después de recibir el estado de cuenta.
Utilice este flotador invirtiendo el dinero. En total, normalmente puedes conservar
su dinero invertido durante 45 días a partir de la fecha de compra.
(4) No emitir anticipos a los empleados. Haga que usen su crédito personal
Tarjetas o tarjetas de visita, si las proporcionas.
(5) Considere establecer una cuenta corriente de desembolso remoto en otro
que el estado extienda la flotación de compensación de cheques por al menos un día. Esta práctica
es utilizado con gran éxito por el 17% de las grandes empresas. La desventaja de esto
La práctica es que algunos proveedores pueden quejarse de su retraso en la disponibilidad.
en su depósito bancario. Pero esto se puede superar enviándoles por correo su
controles un día antes.
Ahora, muchas pequeñas empresas se olvidan de conciliar sus cuentas bancarias mensuales.
declaraciones o asumir que el banco nunca comete un error. Los bancos hacen
errores, y usted debe estar al tanto de sus desembolsos para controlar su
flujo de fondos. Si eres una de esas personas que simplemente no soportan
saldo de su chequera, puede utilizar la conciliación de cuentas estándar de un banco
servicios por un precio mensual bajo: cargo base de $30 a $70 y de
centavos por cheque. ¿Cuándo es mejor utilizar el servicio de conciliación de un banco?
Aquí hay seis sugerencias:
(1) Cuando tenga un volumen de cheques mensual de al menos 500 cheques.
(2) Cuando necesite informes especializados.
(3) Cuando actualmente esté realizando su propia conciliación.
(4) Puede encontrar software a un precio razonable que satisfaga sus necesidades.
Las empresas que ofrecen software de contabilidad incluyen DacEasy, Inc.
(800-877-8088); Real World Corp (800-678-6336) y Peachtree
(800-247-3224).
(5) Cuando no disponga de PC propio o de cualquier otro tipo de sistema informático.
(Eso ya os lo advertimos).
(6) Cuando no tienes personal para hacerlo, ni tiempo para hacerlo tú mismo.
NO HAY DINERO EXTRA EN TU CUENTA BANCARIA
Muchas empresas cometen el error de guardar demasiado dinero en el banco
cuentas para pagar servicios bancarios. Este dinero podría usarse más.
eficazmente en otros lugares, como liquidar un préstamo o invertir a un precio más alto.
tasa competitiva. Muchas empresas no tienen idea de cuánto dinero dejar
el banco o qué alternativas tienen para compensar al banco. Toma alguno
Es hora de averiguar cuál debe ser su saldo mínimo.
OBTENER UN ESTADO DE ANÁLISIS DE CUENTA
¿Cómo saber cuánto dinero (los banqueros se refieren a esto como "saldos") a
dejar en su cuenta corriente para pagar los servicios del banco? Eso es un
Pregunta que más empresarios deberían hacerse.
(1) Primero, obtenga una lista de precios que muestre cuánto cobra su banco por
servicios como mantenimiento de cuenta, cheques depositados, cheques pagados, parada
pagos y transferencias bancarias.
(2) Pídale al banco que le envíe un "Estado de cuenta de análisis de cuenta" mensual. El
El estado de cuenta de análisis contiene los niveles de saldo promedio para el mes.
tanto el libro mayor como el saldo disponible, así como una lista de
servicios utilizados, sus volúmenes de transacciones y costos. Esta declaración debe
obtenerse además del extracto bancario mensual habitual.
(3) Mire el análisis de la cuenta para ver si está compensando en exceso
el Banco. Luego retire los fondos sobrantes e inviértalos en una
fondo mutuo del mercado monetario de alto rendimiento, por ejemplo.
Un consejo: es posible que los bancos más pequeños no sepan de qué está hablando
cuando solicita un análisis de cuenta. Los bancos más grandes suelen ofrecer este tipo de
declaración, pero hay que pedirla. Y no dejes que te cobren por
este tipo de declaración ya que es sólo una factura.
EL INVENTARIO NO ES EFECTIVO
Cada artículo que tienes en tu estante eventualmente debería transformarse.
en efectivo en su cuenta bancaria, y cuanto antes, mejor. Mientras sea
inventario, es básicamente peso muerto. Si no se mueve, no lo estás
tener flujo de caja.
Aquí hay seis recomendaciones para minimizar el costo de su inventario:
(1) Intente pronosticar con la mayor precisión posible el día, la semana y el mes.
lo que esperas vender.
(2) Si está negociando con más de un artículo, determine qué artículo cuenta
el 80% de tus ventas. Luego minimice el pedido de otros artículos que se están vendiendo.
mal o con poca frecuencia.
(3) Determine qué tan rápido puede obtener el inventario una vez que lo solicite. Intentar
Ordene lo más tarde que pueda. Algunas empresas pueden utilizar inventario "justo a tiempo"
lo que les permite recibir su pedido el día que lo necesitan.
(4) Determine la cantidad económica de su pedido y no pida demasiado
Inventario sólo para ahorrar unos centavos.
(5) Compare precios y asegúrese de obtener precios competitivos.
(6) Desarrollar una política para determinar qué es un inventario obsoleto y cómo
puedes deshacerte de él. La mejor manera de deshacerse del inventario muerto es
véndelo todo lo que puedas conseguir por él, incluso si eso es sólo el 10 por ciento de lo que
pagaste por ello. Al menos generará flujo de caja.
NO OLVIDES LAS VENTAS DE CONTINUIDAD
Una de las formas más excepcionales de controlar y mejorar el flujo de caja.
en el futuro es empleando algo llamado continuidad de ventas
o servicios.
Las ventas de continuidad son simplemente un contrato para comprar productos o servicios en
a plazos durante un período de tiempo determinado.
Esto puede parecer complicado, pero en la práctica no lo es. El mejor
Un ejemplo de venta de continuidad es la suscripción a una revista. 12, 24 o 36
números entregados cada mes por X cantidad de dólares. Cuanto más grande sea
suscripción, será mejor que obtengan el trato que obtengan. El editor consigue más dinero
por delante y el cliente obtiene un mejor trato a largo plazo.
La continuidad se puede aplicar a cualquier cosa.
Digamos que usted es dueño de una tintorería. ¿Qué tal una oferta anual para
¿Limpiar 5 camisas o blusas por semana por una cantidad determinada de dinero? hacer que la gente
Pague toda la semana por adelantado para obtener un flujo de caja rápido. usted
Cambie un descuento por hacer negocios, pero se asegurará un flujo de caja constante.
durante los próximos meses.
La continuidad funciona con casi cualquier tipo de producto o servicio que esté
ofreciendo, desde tintorería hasta su servicio de consultoría personal.
Puede estructurar los pagos por ventas de continuidad prácticamente sobre cualquier base, pero
Lo mejor es, con diferencia, realizar el pago completo por adelantado. Después de todo, el
El descuento se basa en el compromiso del cliente y serán mucho más
comprometidos con su dinero en juego.
ACUERDOS DE LICENCIA
Después de todo está dicho y hecho, si tuviera que enumerar los activos de la empresa
que ha creado, probablemente incluiría su inventario, equipo,
cuentas por cobrar, patrimonio, etc.
Pero a esta altura, especialmente si has estado leyendo atentamente, habrás
algo más, algo que no sea necesariamente una "cosa" física como
como efectivo o inventario.
Si ha sido un empresario inteligente, se le han ocurrido ciertos anuncios.
que han superado a sus competidores. Ha desarrollado políticas y
procedimientos que han mantenido sus devoluciones y reembolsos al nivel más bajo de cualquier
alrededor. O puede que se te haya ocurrido una técnica para ganar dinero que sea
completamente único. Si es así, potencialmente estás sentado en una fuente rápida de
dinero en efectivo.
Puede licenciar los derechos para utilizar cualquiera de sus técnicas especializadas o
activos a otros negocios no competitivos. Puedes hacerlo por una tarifa fija,
un porcentaje de las ganancias, en forma de regalías, o cualquier otra forma que haga
sentido para ti. También puedes realizar seminarios para enseñar tus técnicas a
otros aspirantes a empresarios que trabajan desde casa y cobran sea cual sea el mercado
Soportará. Es fácil generar $5,000 adicionales al mes y mucho más en
el circuito de conferencias. Mientras le pagan por difundir sus conocimientos,
estarás generando más negocios.
El conocimiento que tienes en tu cabeza ahora mismo bien podría valer la pena.
mucho dinero. Es sólo cuestión de que mires dentro de ti mismo y en
sus éxitos para ver cómo puede transformarlo todo en dinero real y contante y sonante.