Die 15 besten Möglichkeiten, wie Einzelunternehmer virtuelle Assistenten nutzen
Ihre Zeit und Ihr Geld sind mehr wert, wenn Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können, und den Rest einem Assistenten überlassen. Virtuelle Büroassistenten arbeiten in ihren eigenen Heimbüros und sind in ihren Fachgebieten sowie einer Vielzahl von Technologien bestens ausgebildet. Viele von ihnen verfügen über höhere Abschlüsse und langjährige Berufserfahrung. Ein virtueller Assistent kann Sie nicht nur von alltäglichen Aufgaben entlasten, sondern in vielen Fällen sogar beim Wachstum Ihres Unternehmens helfen.
Einer der größten Vorteile bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten ist die Möglichkeit, Arbeit an Personen zu delegieren, die über bessere Fähigkeiten verfügen und Arbeiten erledigen können, von denen Sie nicht wissen, wie man sie macht, für die Sie keine Zeit haben oder die Sie einfach nicht wollen tun. Der nächste große Vorteil (wenn man virtuelle Assistenten gegenüber stationären Assistenten in Betracht zieht) besteht darin, dass virtuelle Assistenten nur dann einchecken und arbeiten, wenn Sie sie brauchen, und dass sie ihre eigenen Ressourcen nutzen. Mit anderen Worten: Es wird Ihnen nichts berechnet, wenn Sie dort sitzen und Solitaire auf einem Computer spielen, den Sie für sie gekauft haben.
Die 15 besten Möglichkeiten, wie Einzelunternehmer virtuelle Assistenten nutzen
1. Ihr VA erhält Anrufe, die an sein Bürotelefon weitergeleitet werden, und Ihre potenziellen Kunden erhalten keine Voicemail. Sie zahlen nur für die Minuten, die der VA telefoniert
2. Sie müssen Termine für die Woche bestätigen. Ihr VA ruft die Termine an und notiert, wer bestätigt ist und wer verschoben werden muss. Ihr VA aktualisiert Ihren Kalender sogar online, wenn Sie ein für beide Seiten zugängliches Kalenderprogramm verwenden.
3. Durch den Kauf eines Softwareprogramms, das ein elektronisches Desktop-Abrechnungssystem auf dem Computer der VA installiert, kann die Abrechnung extern erfolgen. Der technische Support des Softwareanbieters schult den VA in der Verwendung des Programms. Anschließend senden Sie Informationen per E-Mail oder Fax an den VA, der dann täglich elektronische Abrechnungen oder Buchhaltungsdienste durchführt, um Ihre Abrechnung zu erledigen.
4. Sie bereiten einen Marketingplan vor und benötigen weitere Informationen. Ihr VA kann mögliche Werbestellen im Internet, in Zeitschriften, Zeitschriften, Zeitungen usw. kontaktieren. und erhalten Sie Informationen zu Preisen, Veröffentlichungsterminen, Veröffentlichungsfristen, Zahlungsrichtlinien usw. Alle Informationen werden in einem Bericht zusammengefasst, den Sie einsehen können.
5. Sie bereiten ein Direktmailing vor und müssen Ihre Datenbank überprüfen. Die Datenbank wird per E-Mail-Anhang an Ihre VA gesendet. Ihr VA ruft jeden Namen an und überprüft Name, Rechtschreibung, Titel und Adresse. Alle Korrekturen werden vorgenommen, alte Namen gelöscht und neue Namen hinzugefügt. Die korrigierte Datenbank wird „gezippt“ und per E-Mail-Anhang an Sie zurückgesandt.
6. Sie benötigen eine Broschüre, Visitenkarte oder einen Flyer für Ihr Unternehmen. Ihr VA kann Ihr Werbematerial mit Ihren eigenen Grafiken oder Stock-Kunstwerken entwerfen, tippen und drucken. Ihr VA kann die Materialien auch in einer professionellen Druckerei für den Druck vorbereiten und die Datei einfach per E-Mail an die Druckerei senden.
7. Sie haben einen Blog, haben aber keine Zeit, Einträge regelmäßig zu aktualisieren. Kurze Ideen, Gedanken oder Links können per E-Mail an Ihren VA gesendet werden, der dann Ihren Blog aktualisiert.
8. Sie müssen eine Website einrichten, entweder auf einer Verzeichnisseite oder über einen Webhosting-Dienst. Ihr VA kann eine benutzerdefinierte Website entwerfen oder eine Vorlage anpassen und diese regelmäßig pflegen und bei Bedarf aktuelle Artikel oder Informationen hinzufügen.
9. Sie benötigen die Aufzeichnung eines Telefongesprächs (z. B. Telefonkonferenz, Telekurs usw.). Der VA zeichnet den Anruf auf und transkribiert das Band für die Teilnehmer.
10. Sie diktieren Briefe, Berichte, Notizen oder Memos auf eine Kassette und schicken sie per Nachtzustellung an Ihren VA. Ihr VA transkribiert das Band, druckt die Briefe auf Ihr Briefpapier und verschickt sie am nächsten Tag per Post. Oder senden Sie Ihrem VA eine MP3-Datei Ihrer Aufnahme. Er/sie transkribiert die Audiodatei und sendet Ihnen das fertige Transkript per E-Mail zurück.
11. Sie kommen mit dem E-Mail-Aufkommen nicht Schritt und verpassen wichtige Nachrichten. Sie oder Ihr Webmaster richten ein allgemeines E-Mail-Konto ein (info@mycompany.com). Ihr VA ruft alle E-Mails ab, sortiert sie, beantwortet routinemäßige Anfragen und leitet Ihnen wichtige Nachrichten an Ihr persönliches E-Mail-Konto (meinname@meinefirma.com) weiter.
12. Sie fahren in den Urlaub, können Ihre Kunden aber nicht zwei Wochen warten lassen. Ihr VA beantwortet Telefon- und E-Mail-Anrufe und antwortet auf Kundenanfragen. Wenn Sie möchten, werden Sie bei dringenden Anrufen auch während Ihrer Abwesenheit angerufen.
13. Sie benötigen Dienste zur Rechnungszahlung. Sie lassen einfach alle Rechnungen an ein Postfach in der Nähe Ihrer VA schicken. Ihr VA richtet für Sie und den VA ein Girokonto mit Zahlungsermächtigung ein. Sobald die Rechnungen zur Zahlung vorbereitet sind, teilt Ihnen Ihr VA mit, wie viel Geld Sie auf das Konto einzahlen müssen. Anschließend werden die Rechnungen bezahlt. Eine weitere Möglichkeit, sofern bei Ihrer Bank verfügbar, ist die Nutzung von Online-Rechnungszahlungsdiensten. Es können Sicherheitsfunktionen eingerichtet werden, die dies zu einer sicheren und einfachen Lösung machen.
14. Sie implementieren einen Werbeplan oder eine Werbeaktion. Ihr VA kann den Plan überwachen, Anzeigen fristgerecht einreichen, Ablaufdaten verfolgen, Zahlungen koordinieren, die Korrespondenz mit Werbeanbietern abwickeln und den Werbebericht und/oder den Werbebudgetbericht kontinuierlich für Ihre Überprüfung aktualisieren.
15. Sie möchten ein Buch schreiben, können sich aber nicht organisieren. Ihr VA kann Rohentwürfe, Notizen, Fragmente, Briefe oder Memoiren zusammenstellen und sie in eine bearbeitbare Form bringen, um mit der Formatierung des Buches zu beginnen, Verlage zu recherchieren und Anfragen zu versenden.
Virtuelle Assistenten werden bleiben. Das oben Gesagte zeigt, dass virtuelle Assistenten für die meisten kleinen und privaten Unternehmen und insbesondere für Einzelunternehmer gut funktionieren können und dies auch tun. In den nächsten Jahren können Sie davon ausgehen, dass Ihre Gespräche über virtuelle Assistenten wie folgt lauten werden: „Was ist ein virtueller Assistent und was macht ein virtueller Assistent?“ zu der Frage „Wer bietet Ihre virtuellen Assistentendienste an?“
Der Einsatz eines virtuellen Assistenten, insbesondere über eine virtuelle Personalagentur, ist ein kostengünstiges und risikoarmes Unterfangen. Wenn der virtuelle Assistent nicht funktioniert, fordern Sie einfach einen anderen an, vielleicht weil er besser passt. Darüber hinaus kann die Kombination des Einsatzes eines virtuellen Assistenten (oder mehrerer virtueller Assistenten) mit Ihrem bereits aufstrebenden Unternehmen Ihr Einkommen und Ihren Erfolg auf die nächste Stufe und darüber hinaus katapultieren.