Las 15 formas principales en que los empresarios individuales utilizan asistentes virtuales

Tu tiempo y dinero valen más cuando eres capaz de concentrarte en lo que mejor sabes hacer y dejar el resto a un asistente. Los asistentes de oficina virtual trabajan desde sus propias oficinas en casa y están altamente capacitados en sus áreas de habilidades, así como en una variedad de tecnologías. Muchos de ellos tienen títulos avanzados y años de experiencia profesional. Un asistente virtual no solo puede aliviarlo de las tareas cotidianas y mundanas, sino que, en muchos casos, incluso puede ayudarlo a hacer crecer su negocio.

Uno de los mayores beneficios de contratar un asistente virtual es la capacidad de delegar el trabajo a personas que tienen mejores habilidades y pueden hacer trabajos que usted no sabe hacer, no tiene tiempo para hacer o simplemente no quiere. hacer. El siguiente gran atractivo (al considerar los asistentes virtuales en lugar de los asistentes físicos) es que los asistentes virtuales solo registran y trabajan cuando los necesita y utilizan sus propios recursos. En otras palabras, no te cobran por sentarte y jugar al solitario en una computadora que les compraste.

Las 15 formas principales en que los emprendedores en solitario utilizan asistentes virtuales

1.  Su VA recibe llamadas dirigidas al teléfono de su oficina central y sus clientes potenciales no reciben un correo de voz. Pagas solo por los minutos que el VA está en el teléfono

2.  Es necesario confirmar las citas de la semana. Su VA llama a las citas y anota quién está confirmado y quién debe reprogramarse. Su VA incluso actualiza su calendario en línea, si está utilizando un programa de calendario de acceso mutuo.

3.  Al comprar un programa de software que instala un sistema de facturación electrónica de escritorio en la computadora del VA, la facturación se puede realizar fuera del sitio. El soporte técnico del proveedor de software capacita al VA para utilizar el programa, luego envía la información por correo electrónico o fax al VA, quien luego realiza la facturación electrónica diaria o los servicios de contabilidad para realizar su facturación.

4.  Estás preparando un plan de marketing y necesitas más información. Su VA puede ponerse en contacto con posibles medios publicitarios en Internet, revistas, publicaciones periódicas, diarios, etc. y adquirir información sobre precios, fechas de publicación, plazos de publicación, políticas de pago, etc. Toda la información se compila en un informe para que usted lo revise.

5.  Estás preparando un correo directo y necesitas verificar tu base de datos. La base de datos se envía a su VA mediante un archivo adjunto de correo electrónico. Su VA llama por teléfono a cada nombre y verifica el nombre, la ortografía, el título y la dirección. Se realizan todas las correcciones, se eliminan los nombres antiguos y se agregan nombres nuevos. La base de datos corregida se “comprime” y se le devuelve mediante un archivo adjunto de correo electrónico.

6.  Necesita un folleto, una tarjeta de presentación o un volante para su negocio. Su VA puede diseñar, mecanografiar e imprimir su material publicitario utilizando su propio arte o arte de archivo. Su VA también puede preparar los materiales para imprimir en una imprenta profesional y simplemente enviar el archivo por correo electrónico a la tienda para imprimirlo.

7.  Tienes un blog, pero no tienes tiempo para actualizar las entradas periódicamente. Se pueden enviar ideas, pensamientos o enlaces breves por correo electrónico a su VA, quien luego actualiza su blog.  

8.  Necesita configurar un sitio web, ya sea en un sitio de directorio o mediante un servicio de alojamiento web. Su VA puede diseñar un sitio personalizado o adaptar una plantilla, y puede mantenerlo de forma regular, agregando artículos o información actuales según sea necesario.

9.  Necesita grabar una conversación telefónica (es decir, una conferencia telefónica, una teleclase, etc.). El VA graba la llamada y transcribe la cinta para los participantes.

10.  Usted dicta cartas, informes, notas o memorandos en una cinta de casete y las envía por correo a su VA mediante entrega al día siguiente. Su VA transcribe la cinta, imprime las cartas en su material de oficina y las envía por correo al día siguiente. O envíe a su VA un archivo MP3 de su grabación. Él/ella transcribe el audio y le envía por correo electrónico la transcripción completa.

11.  No puedes mantener el volumen de correo electrónico y te pierdes mensajes importantes. Usted o su webmaster configuraron una cuenta de correo electrónico general (info@mycompany.com). Su VA recupera todos los correos electrónicos, los clasifica, responde a solicitudes de rutina y le reenvía elementos importantes a su cuenta de correo electrónico personal (minombre@miempresa.com).

12.  Te vas de vacaciones, pero no puedes dejar que tus clientes esperen dos semanas. Su VA contesta el teléfono y el correo electrónico y responde a los clientes. Te llaman para llamadas urgentes mientras estás fuera si así lo deseas.

13.  Necesita servicios de pago de facturas. Simplemente envíe todas las facturas por correo a un apartado postal cerca de su VA. Su VA configura una cuenta corriente con autorización de pago tanto para usted como para el VA. Mientras las facturas se preparan para el pago, su VA le notifica cuánto dinero depositar en la cuenta. Luego se pagan las facturas. Otra opción, si su banco la ofrece, es utilizar los servicios de pago de facturas en línea. Se pueden configurar funciones de seguridad que hacen de esta una solución segura y sencilla.

14.  Implementas un plan publicitario o una promoción. Su VA puede monitorear el plan, enviar anuncios según las fechas límite, realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento, coordinar el pago, manejar la correspondencia con los proveedores de publicidad y actualizar continuamente el informe publicitario y/o el informe del presupuesto publicitario para su revisión.

15.  Te gustaría escribir un libro, pero no consigues organizarte. Su VA puede compilar borradores, notas, fragmentos, cartas o memorias y convertirlos en un formato editable para comenzar el proceso de formatear el libro, investigar editoriales y enviar consultas.

Los asistentes virtuales llegaron para quedarse. Lo anterior muestra que los asistentes virtuales pueden funcionar y funcionan bien para la mayoría de las empresas pequeñas y desde el hogar y, especialmente, para los emprendedores individuales. En los próximos años, puede esperar que sus conversaciones con respecto a los asistentes virtuales vayan desde "¿Qué es un asistente virtual y qué hace un asistente virtual?" al de "¿Quién proporciona sus servicios de asistente virtual?"

Implementar el uso de un asistente virtual, especialmente a través de una agencia de personal virtual, es una tarea de bajo costo y bajo riesgo. Si el asistente virtual no funciona, simplemente solicita otro, tal vez para que se adapte mejor. Es más, combinar el uso de un asistente virtual (o varios asistentes virtuales) con su negocio ya prometedor puede catapultar sus ingresos y éxito al siguiente nivel y más allá.