Sistemas empresariales: no sólo para las grandes empresas
Cuando les hablo de sistemas empresariales, ¿qué les viene a la mente? ¿Piensa en una computadora central IBM ubicada en una gran sala en medio de su edificio? ¿Piensa en un software caro y altamente especializado? Eso es lo que imaginan muchos propietarios de pequeñas empresas. Y piensan que no es para ellos. Si eso es lo que piensas, sólo tienes la mitad de razón.
Medio cierto, porque el software costoso y altamente especializado probablemente no sea para usted. Medio equivocado porque los buenos sistemas de negocios definitivamente lo son. Un sistema empresarial no es hardware ni software. Es la forma en que usted hace cualquier parte de su negocio. Así es como haces las cosas. Está utilizando sistemas todo el tiempo, pero es posible que no los esté utilizando de manera eficiente.
Regularmente insto a los dueños de negocios a que saquen de su cabeza todo lo que saben sobre su negocio y lo pongan por escrito. Les insto ahora a que hagan lo mismo con sus sistemas. Empiece a escribir cómo hace las cosas en su negocio. Como mínimo, escriba cómo trata a sus clientes, cómo fluye el papeleo para cada venta, cómo funcionan sus sistemas de producción, cómo comercializa a los clientes y cómo lleva la contabilidad.
Haz esto en detalle. Para cada área, haga una descripción muy detallada de cada paso del proceso. Incluye lo que haces y por qué lo haces. Incluya las partes sutiles que hacen que su empresa sea única para usted. Incluye las partes de las que estés orgulloso. Incluye los trucos que lo hacen eficiente. Incluye lo que intentaste y no funcionó y explica por qué. Cada sistema debería convertirse en un sistema muy rico y muy detallado. ¿Por qué tanto detalle?
Porque este es el comienzo para poder ofrecer resultados de manera constante. Y el comienzo de poder ofrecer resultados consistentemente incluso cuando no estás presente. Los sistemas documentados (escritos) hacen que delegar sea mucho más manejable. Delegar es una de las claves para lograr el éxito en el crecimiento de su negocio sin dejar de tener vida.
Quizás no quieras un negocio más grande. Quizás quieras mantener el tuyo pequeño. Aún así, ¿no sería bueno poder tomar unas largas vacaciones y entregarle las llaves a otra persona para que se encargue y gane dinero para usted mientras usted no está? Sin sistemas, eso no sería ni remotamente posible. Con los sistemas casi todo lo es. Ahora bien, ¿suena eso como algo que debería ser sólo para las grandes empresas? Yo creo que no.